মাইক্রোসফট এক্সেস

লক্ষীন্দর আচার্য্য নয়ন nayans08@yahoo.com

Table Wizard ব্যবহার করে Data Table তৈরিকরণ

Table Design করতে গেলে Table Wizard ব্যবহার করলে কাজ অনেক সহজ হয়। যেহেতু এখানে কোনো Field Name, Field Properties, Data Type লেখার প্রয়োজন হয় না।

Database Window হতে Table Tab-এ ক্লিক করার পর যে New Table Dialogue বক্স আসবে তার মধ্যে Table Wizard ক্লিক করে Ok বাটন চাপুন। এখন টেবিল উইজার্ড ডায়ালগ বক্স আসবে। এখানে Sample Table এবং Sample Field বক্সে কিছু প্রয়োজনীয় জিনিস রয়েছে এবং উপরের দিকে Business ও Personal অপশন রয়েছে। এবার আপনি যদি ব্যবসা সম্বন্ধীয় কোনো ডাটা টেবিল তৈরি করেন তাহলে Business-এ ক্লিক করুন এবং ব্যক্তিগত সম্বন্ধীয় কোনো ডাটা টেবিল তৈরি করেন তাহলে Personal অপশনে ক্লিক করুন। এখন আপনি Sample Table থেকে যে সব ফিল্ড টেবিলে সংযোগ করা প্রয়োজন তা সিলেক্ট করে > বাটন চাপুন। আর যদি সবগুলো ফিল্ড সংযোগ করতে চান তাহলে >> বাটনে ক্লিক করতে হবে।

আর যদি কোনো ফিল্ড নির্বাচন করে নাম পরিবর্তন করতে চান তাহলে তা সিলেক্ট করে Rename Field করে নাম পরিবর্তন করে Next Button চাপুন। এরপর Table Name টাইপ করে পুনরায় Next বাটনে চাপুন। যদি আপনি ডাটা টেবিলের পূর্বে rimary Key সেট করতে চান তাহলে Yes, set a primary key আর না চাইলে No, set a primary key বাটন ক্লিক করে Next Button ক্লিক করার পর তিনটি অপশন আসবে তা হল-

Modify the table design: এই অপশনটি সিলেক্ট করলে টেবিলের ডিজাইন (Data Type, Field Properties পরিবর্তন করা যাবে)।

Enter data directly into the table: তৈরিকৃত টেবিলে সাথে সাথে ডাটা এন্ট্রি করতে চাইলে এটি সিলেক্ট করতে হবে।

Enter Data into the table using a ...: তৈরিকৃত টেবিলের জন্য ফর্ম তৈরি করে ডাটা এন্ট্রি করার জন্য এই অপশন ব্যবহার করা যায়।

যে অপশনটি প্রয়োজন সিলেক্ট করে Finish বাটন চাপুন। তারপর Save করে Window wU Close করুন।

গত পর্বে দেওয়া Data Type Field-এর বাকি Data সমূহের বিবরণ-

OLE Object: এই সংক্ষিপ্ত শব্দটির বিস্তারিত হচ্ছে Object Linking and Embedding অর্থাৎ কোনো বস্তুর সাথে সংযোগ বা দৃঢ়ভাবে সম্পন্ন করা। এর মাধ্যমে অন্যান্য অফিস প্রোগ্রাম সমূহ (যেমন- ওয়ার্ড, এক্সেল, পাওয়ার পয়েন্ট ইত্যাদি) থেকে ছবি, গ্রাফ, ইত্যাদি সংযোজন করা যায়।

Hyperlink: শুধু টেক্সট অথবা টেক্সট ও নম্বরের সংমিশ্রিত ডাটা এ ফিল্ডে প্রদর্শন করা যায়। এ ফিল্ডের অংশ হচ্ছে-

Text- যে টেক্সট বা টেক্সট ও নম্বর সংমিশ্রনের মাধ্যমে প্রদর্শন করানো যায়।

Address- যে ফাইলে টেক্সটগুলো থাকবে তার Path দেয়া যায়।

Lookup Wizard:

Access-এর ক্ষেত্রে খLookup Wizard -এর ব্যবহার খুবই দরকারি। এর মাধ্যমে যেকোনো ডাটা বা তথ্যকে সংক্ষেপ করা যায় অর্থাৎ Field Data Type-এ যেরকম T দিলে Text, N চাপলে Number চলে আসে ঠিক সেরকম টেবিল তৈরি করার সময় একই তথ্য বা উপাত্ত বারবার টাইপ না করে এর মাধ্যমে পছন্দমত ডাটা ইনপুট করা যায়।

Wizard ব্যবহার করে Database Design তৈরি করা

Template Design থেকে আমরা Database Design তৈরি করতে পারি এবং যা পরবর্তীতে Switch Board-এর মাধ্যমে প্রদর্শিত হয়। এই জন্য প্রথমে উপরে File Menu থেকে New Button-এ চাপুন। স্ক্রিনে Task Pane (Office XP/2003) প্রদর্শিত হবে। এখান থেকে On My Computer-এ ক্লিক করুন। Template Dialogue বক্স আসবে। এখান থেকে Database Tab-এ ক্লিক করুন। এখানে অনেকগুলো ডাটাবেজ আইকন দেখা যাচ্ছে। তার মধ্যে যেকোনো একটি ডাটাবেজ ফাইল সিলেক্ট করে Ok করুন। (যেমন-ঝService Cell Management )।

অতঃপর File Name বক্সে File Name Type করে Create বাটন চাপুন। পরবর্তীতে Database Wizard Dialogue Box দেখা যাবে। Next Button ক্লিক করে Table in the database থেকে Customer Information সিলেক্ট করে Next-এ ক্লিক করুন। এরপর আপনি যে একটি ফর্মের প্যাটার্ণ পছন্দ করে Next বাটনে চাপ দিন এবং রিপোর্টের জন্য যেকোনো একটি Style পছন্দ করুন এবং Corporate Select করে Next Button-এ ক্লিক করুন। এরপর ডাটাবেজের জন্য একটি Title Name লিখে Next ক্লিক করুন এবং Finish বাটনে চাপুন। দেখা যাবে Database Create হচ্ছে। এরপর My Company Information Dialogue বক্স আসবে যাতে আপনি ইচ্ছে করলে ডাটাবেজ তৈরির পূর্বে আপনার কোম্পানির নাম এন্ট্রি করে নিতে পারেন এবং Close (?) করুন। এরপর স্ক্রিনে ১টি সুইচবোর্ড আসবে যাতে ৫টি অপশন থাকবে। অপশনগুলোর বিবরণ নিচে দেয়া হল-

Enter/View Work orders my customer...

এখানে নতুন কোনো গ্রাহকের নাম এন্ট্রি করতে পারেন। কয়েকটি রেকর্ড এন্ট্রি করে ঈষড়ংব বাটনে চাপুন।

Enter/View Other information...

এ অপশনটি নির্বাচন করলে আপনাকে আরো কতগুলো অপশন দেখাবে যেগুলো থেকে আপনি অন্যান্য বিভিন্ন তথ্য এন্ট্রি করতে পারেন এবং সর্বশেষ অপশনটি নির্বাচন করে পূর্বের অপশনে ফিরে যেতে পারেন।

Preview Reports...

এ অপশনটি নির্বাচন করলে আপনাকে আরো কতগুলো অপশন দেখাবে। এ অপশনগুলো থেকে আপনি আপনার এন্ট্রি করা তথ্যগুলো প্রিন্ট করলে কেমন দেখাবে তা পর্যবেক্ষণের জন্য এটি ব্যবহার করা হয়।

Change Switch Board Terms: এ অপশনটি নির্বাচন করলে আপনি Switch Board-এর নাম পরিবর্তন করতে পারেন। নাম পরিবর্তন করার জন্য- Main SwitchBoard Select করে Edit Button-এ চাপুন Switch Board-এর নাম পরিবর্তন করে ঘবNew Button -এ চাপুন। এরপর Ok করে দেখা যাবে Switch Board-এ বাম কোণায় আপনার তৈরিকৃত নতুন নাম প্রদর্শিত হচ্ছে।

Exit this database...

এ অপশনটি নির্বাচন করলে Databaseটি Close করা যাবে।

Posted in: টিউটোরিয়াল,টিপস,মাইক্রোসফট এক্সেস